Знакомая картина: идет выездная оценка БГЦА (или Росаккредитации). Эксперт наблюдает за проведением испытания и вдруг просит: «Покажите номенклатуру дел» или «А где запись о поверке этих весов?». Лаборант начинает судорожно листать общую папку, потом бежит к шкафу, потом звонит инженеру по качеству... Проходит минута, две, пять. Эксперт начинает хмуриться и записывать что-то в блокнот.
В этот момент вы теряете контроль над аудитом. Пауза в 5 минут — это сигнал для эксперта: «Здесь нет системы, надо копнуть глубже». Вместо одного документа он попросит еще десять.
Мы в ЛабАльянс разработали и успешно применяем метод «Желтой папки». Это не про цвет папки, а про психологию аудита и эргономику рабочего пространства. Это способ показать эксперту, что у вас всё под тотальным контролем.
В чем суть метода?
Эксперт по аккредитации — тоже человек. Он не хочет провести у вас неделю, разгребая завалы. Он хочет убедиться, что вы соответствуете требованиям ГОСТ ISO/IEC 17025, и уехать.
Когда вы достаете нужный документ за 30 секунд, вы посылаете эксперту мощный невербальный сигнал: «Я компетентен. Моя система работает. Здесь нечего искать».
Метод «Желтой папки» — это принцип организации рабочего пространства по системе «вытянутой руки» специально под процесс аудита.
Три уровня организации по методу «Желтой папки»
Уровень 1: «Горячая зона» (Рабочий стол)
На рабочем столе во время демонстрации испытания не должно быть ничего лишнего.
Убрать: Старые журналы, инструкции от других приборов, личные вещи, реактивы, не относящиеся к текущему анализу.
Оставить: Только то, что нужно прямо сейчас. Актуальная методика (СОП), рабочий журнал (или планшет с LIMS), ручка, необходимые реактивы и посуда.
Правило 30 секунд: Поиск любого документа не должен превышать 30 секунд.
Уровень 2: Сама «Желтая папка»
Это главное оружие. Для каждого метода испытаний, который вы планируете демонстрировать эксперту, подготовьте отдельную папку-скоросшиватель (условно — «желтую», яркую, чтобы она отличалась от рутинных документов).
В эту папку заранее соберите копии всех документов, которые могут понадобиться именно для этого испытания:
-
Персонал: Копия записи о допуске конкретного сотрудника к этому методу, его сертификаты, свидетельства о компетентности и др.
-
Оборудование: Копии актуальных свидетельств о поверке/калибровке, которые используются прямо сейчас. Их паспорта, руководства по эксплуатации и др.
-
Реактивы: Копии паспортов/сертификатов на конкретные партии реактивов и ГСО, применяемые по данному методу и стоящие на столе.
-
Методика, схемы отбора: Актуальная версия методики измерений, при необходимости схемы отбора образцов.
-
Рабочий бланк (протокол): Несколько экземпляров заранее подготовленных рабочих бланков (протоколов).
Как это работает: Эксперт спрашивает: «А этот ацетон годен?». Вы не бежите в архив. Вы протягиваете руку к «Желтой папке», лежащей на краю стола, открываете раздел «Реактивы» и через 15 секунд показываете паспорт. Эксперт ставит галочку и задает следующий вопрос по существу, а не по документам.
Уровень 3: Цифровой дублер (Если папки мало)
В 2025 году шуршать бумагой — уже моветон. Идеальная «Желтая папка» — цифровая.
Если у вас внедрена лабораторная информационная система (например, X-Lab LIMS), вы просто поворачиваете монитор к эксперту и делаете два клика.
Клик по реактиву в реестре -> открывается скан паспорта. Клик по прибору в реестре -> открывается скан свидетельства о поверке.
Это занимает даже не 30, а 10 секунд и производит на экспертов БГЦА хорошее впечатление.
Психология против бюрократии
Почему эксперт перестает «копать глубже»?
Когда аудитор видит хаос, у него включается охотничий инстинкт: «Если они не могут найти паспорт, значит, они его не проверяли при входном контроле. А если не проверяли, значит, нарушена процедура закупки. Проверим-ка весь процесс закупок...».
Когда аудитор видит идеальный порядок и мгновенные ответы, он расслабляется. Его мозг получает сигнал: «Система управляема. Риски низкие. Можно двигаться дальше по плану».
Внедрите метод «Желтой папки» перед следующей проверкой. Потратьте день на подготовку этих папок, и вы сэкономите себе тонну нервов во время аудита.