Вы подготовили все журналы, поверили приборы и даже навели идеальный порядок в шкафах. Но наступает день «Х», эксперт БГЦА подходит к лаборанту и задает простой вопрос. И тут звучит фраза, которая мгновенно превращает оценку в «разбор полетов».
В «ЛабАльянс» мы часто видим, как технически грамотные специалисты «проваливаются» на аудите из-за неудачно выбранных слов. Эксперт по аккредитации — это не просто проверяющий, это профессиональный слушатель. Он ищет не только бумажные подтверждения, но и доказательства того, что система менеджмента живет в головах сотрудников.
Мы собрали 5 фраз-маркеров, которые никогда не должны звучать в вашей лаборатории.
1. «Мы обычно делаем это по-другому, но сегодня...»
Почему это опасно: Согласно п. 5.4 Критериев аккредитации (Постановление №104) и ГОСТ ISO/IEC 17025, лаборатория обязана соблюдать требования своей разработанной и внедренной системы менеджмента. Как только сотрудник говорит «обычно мы делаем иначе», эксперт понимает: ваши процедуры (СОП) существуют отдельно от реальности.
Что слышит эксперт: «Наша система менеджмента — это фикция для проверки, а работаем мы как придется».
Как правильно: «Согласно нашей рабочей инструкции №... процедура выполняется следующим образом...». Ссылка на документ — ваш лучший щит.
2. «Я не знал(а), где это лежит, мне не говорили»
Почему это опасно: Аккредитация подтверждает компетентность персонала. Если сотрудник не знает, где найти актуальную версию методики или паспорт на реактив, это системный сбой в управлении документацией.
Что слышит эксперт: «Персонал не ознакомлен с документами, обучение проведено формально».
Как правильно: «Сейчас я найду этот документ в нашей базе (или в системе X-Lab LIMS). Все актуальные инструкции доступны на рабочем месте».
3. «Это у нас делает только заведующий/начальник лаборатории»
Почему это опасно: Это классическая ловушка «незаменимого сотрудника». Система должна работать независимо от того, на месте руководитель или нет. Если расчет неопределенности или ведение журналов — это «тайное знание» одного человека, лаборатория не компетентна как организация.
Что слышит эксперт: «Компетентность не распределена. Если лидер уйдет, лаборатория выдаст недостоверный результат».
Как правильно: «У нас за этот процесс отвечает [должность], согласно матрице ответственности. В её отсутствие обязанности выполняю я, и я могу продемонстрировать, как это делается».
4. «Ой, я забыл(а) записать, но я всё точно сделал(а)!»
Почему это опасно: Главное правило аккредитации: «Что не записано — того не было». Если вы провели взвешивание, но не зафиксировали его в журнале в момент совершения (или сразу после), это нарушение требований к записям (пункта 7.5 ГОСТ ISO/IEC 17025).
Что слышит эксперт: «Данные недостоверны, записи могут фальсифицироваться задним числом».
Как правильно: Здесь нет «правильного» ответа, кроме признания ошибки. Но лучший способ избежать этого — автоматизация. В ЛИМС системах запись создается в момент измерения, и «забыть» её сделать просто невозможно.
5. «У нас никогда не бывает ошибок, у нас всё идеально»
Почему это опасно: Пункт 8.7 ГОСТ ISO/IEC 17025 требует управления несоответствиями. Если за год у вас нет ни одной записи о несоответствии, эксперт понимает, что вы их просто скрываете. Риск-ориентированное мышление (новое требование 2025 года) подразумевает признание ошибок и работу над ними.
Что слышит эксперт: «Лаборатория не проводит внутренний аудит честно и скрывает проблемы».
Как правильно: «Мы регулярно проводим мониторинг, и при выявлении отклонений мы действуем согласно процедуре устранения несоответствий. Например, в прошлом квартале мы выявили... и предприняли следующие шаги...».
Лайфхак от ЛабАльянс: Психологическая «прививка»
Чтобы персонал не выдал лишнего, проведите тренировочный аудит.
-
Назначьте сотрудника, которого персонал боится меньше всего, на роль «вредного эксперта».
-
Задавайте провокационные вопросы: «А почему у вас здесь пыль?», «А вы уверены, что этот реактив годен?».
-
Отработайте навык: «Отвечай только на заданный вопрос и ничего сверх того». Излишняя болтливость — главный враг на аудите.